Receptionist: Pengertian, Tugas, Tanggung jawab dan Persyaratan

Jenis-jenis pekerjaan masyarakat Indonesia sangatlah beragam. Mulai dari seorang petani, pekerja kantoran hingga pengusaha. Jika Anda menyukai pekerjaan dengan penampilan rapi dan menarik, bisa mendaftarkan diri sebagai receptionist di sebuah perusahaan.

Pengertian, Tugas, Tanggung jawab dan Persyaratan Menjadi Receptionist

1. Pengertian

Merupakan pegawai atau karyawan yang bertugas untuk memberi pelayanan dan informasi kepada pengunjung mengenai tujuan yang dikehendaki. Seorang receptionist juga wajib memberikan sapaan yang ramah dan informasi yang diberikan harus benar dan tepat.

2. Tugas

Jika Anda berprofesi sebagai seorang receptionist, maka harus menjalankan beberapa tugas sebagai berikut:

• Sebagai jembatan informasi antara perusahaan dan pengunjung/ klien.
• Selalu melayani pengunjung yang datang dengan ramah.
• Siap sedia dan menunggu pengunjung di area lobi.
• Membuat pencatatan daftar hadir pengunjung secara rinci setiap hari.
• Mampu mengatasi sikap pengunjung yang tidak terduga.

3. Tanggung jawab

Seorang receptionist harus memiliki tanggung jawab penuh terhadap profesinya. Sebab, Anda berada di barisan paling depan dan menjadi jembatan informasi. Tanggung jawab yang harus dilaksanakan meliputi:

• Menjawab panggilan telepon dan menyambungkan pada pihak terkait.
• Menginformasikan terkait layanan dan produk jika klien sedang bertanya, baik via telepon maupun langsung.
• Menerima surat masuk dan diteruskan kepada pihak yang tertulis.
• Memberikan sambutan kepada pengunjung sekaligus informasi seputar referensi kunjungan.
• Menjalankan pengelolaan arsip daftar hadir pengunjung.
• Mendengarkan dan memperhatikan keluhan dari para pengunjung.
• Membuat jadwal pertemuan antara pihak perusahaan dan pengunjung/ klien.
• Menerima sekaligus meneliti ulang informasi yang disampaikan para pengunjung.

4. Persyaratan

Meskipun terlihat mudah, profesi seorang receptionist ini tetap memerlukan persyaratan, baik syarat administrasi maupun keterampilan. Syarat administrasi biasanya terkait usia hingga jenjang pendidikan. Namun, untuk syarat keterampilan yang harus dimiliki adalah:

• Ramah senyum.
• Rajin dan gigih.
• Penguasaan bahasa asing yang baik.
• Tanggap dan sigap dalam berbagai kondisi.
• Penyampaian informasi yang benar, tepat dan teliti.
• Dapat bekerja sama.
• Berpenampilan menarik.

Seorang receptionist tidak hanya sekedar menjadi ‘pajangan’ saja dan melayani tamu, tetapi pekerjaan ini membutuhkan keterampilan yang mumpuni. Setiap receptionist harus memahami tugas dan tanggung jawabnya dan senantiasa memberikan pelayanan terbaik tanpa ada tendensi khusus.