Mengenal Tugas Utama Seorang Resepsionis

Mengenal tugas utama seorang resepsionis bisa menjadi acuan dalam mencari kandidat front office potensial. Resepsionis sendiri merupakan pekerjaan pada bidang pelayanan, khususnya area depan. Oleh sebab itu, tugasnya didominasi memberi pelayanan kepada pengunjung yang datang.

7 Tugas Utama Seorang Resepsionis

  1. Bertanggung Jawab Atas Kerapian Ruang Depan

Meskipun memiliki cleaning service yang bertugas bersih-bersih. Namun, resepsionis juga bertanggung jawab menjaga kerapian serta kebersihan area depan. Hal tersebut dikarenakan kondisi ruang yang nyaman bisa membuat proses komunikasi dengan tamu semakin lancar.

  1. Menyapa Tamu

Sebagai garda depan dari perusahaan, pelayanan yang diberikan resepsionis dan bagaimana cara dalam menyambut tamu sangat mempengaruhi performa perusahaan. Oleh sebab itu, resepsionis harus dapat bersikap ramah pada tamu yang datang maupun pergi.

 

  1. Memberikan Pelayanan Secara Langsung atau Melalui Telepon

Setiap pengunjung yang baru pertama kali menginjakkan kaki di suatu tempat tentu mengharapkan sambutan dan pelayanan baik. Karenanya, resepsionis harus bisa menyuguhkan layanan terbaik, baik secara langsung (face to face) dan via telepon.

 

  1. Menerima dan Meneruskan Surat, Tagihan, dan Berkas Penting

Mungkin belum banyak yang mengenal tugas utama seorang resepsionis satu ini. Padahal, resepsionis selalu menjadi pihak pertama yang menerima surat dan kemudian meneruskan pada staf bersangkutan. Bukan hanya surat, tapi juga tagihan serta dokumen.

 

  1. Memberikan Informasi

Resepsionis dituntut untuk memiliki pengetahuan memadai terkait perusahaan atau lembaga. Dengan begitu, barulah bisa memberikan ragam informasi yang dibutuhkan pengunjung. Disisi lain, perusahaan perlu memberikan training sebelum mempekerjakan resepsionis.

 

  1. Menerima dan Menghubungkan Telepon

Mengendalikan (menerima dan mengelola) semua panggilan masuk, baik yang berasal dari klien maupun perusahaan lain. Apabila ada telepon penting, maka dapat meneruskannya ke pihak atau staf lain yang bersangkutan. Untuk panggilan tidak penting, maka bisa ditolak.

 

  1. Mengatasi Keluhan Pengunjung

Tugas ini memang tergolong berat, sebab resepsionis harus bisa menampung semua komplain dari pelanggan untuk diteruskan ke perusahaan. Apabila kinerja perusahaan tidak sesuai keinginan, maka resepsionis yang harus mencari cara mengatasi keluhan tersebut.

Pekerja profesional adalah orang-orang yang mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab secara baik. Bagi yang ingin melamar posisi pekerjaan sebagai resepsionis atau front office, sebaiknya mengenal tugas utama seorang resepsionis terlebih dahulu agar tidak bingung saat bekerja.

Write a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *